با توجه به برنامه‌ریزی صورت گرفته جهت برگزاری مجمع عمومی انجمن در تاریخ دوم اسفند سال جاری ، نکات ذیل جهت استحضار اعضاء محترم اعلام می گردد :

1. طبق مقررات اتاق بازرگانی صنایع معادن و کشاورزی تهران به عنوان نهاد ناظر انجمن، برای شرکت در فرآیند رأی گیری، انتخابات و عضویت در ارکان انجمن، ارائه کارت عضویت و یا کارت بازرگانی (اتاق تهران) حقوقی معتبر الزامی است. لذا ضروری است شرکتهایی که تاکنون نسبت به دریافت کارت بازرگانی و یا کارت عضویت اتاق بازرگانی تهران  اقدام نکرده اند و یا اعتبار کارت عضویت یا کارت بازرگانی شان به پایان رسیده در اسرع وقت نسبت به صدور یا تمدید اعتبار کارت خود اقدام فرمایند.
2. براساس تبصره ۲ ماده ۹ اساسنامه انجمن ، عدم پرداخت حق عضویت ، موجب تعلیق یا سلب عضویت می گردد، لذا شرکتهایی که حق عضویتهای معوق خودتا پایان سال۱۴۰۰ را تسویه نکرده اند، امکان شرکت در فرآیند انتخابات مجمع عمومی و عضویت در ارکان انجمن را نخواهند داشت.
3. براساس بند ۲ ماده ۱۲ اساسنامه انجمن،  نماینده هر عضو حقوقی در انجمن جهت شرکت در مجامع عمومی و انشاء رأی و کاندیدا شدن باید دارای معرفینامه رسمی از سوی شرکت خود باشد. نماینده مزبور مکلف است شخصا ً و اصالتا ً در مجامع شرکت کرده و اجازه توکیل این حق را به غیر ندارد. هر شخص حاضر در مجمع تنها دارای یک رای می باشد. لذا مقتضی است نمایندگان محترم شرکتها برای حضور در مجمع عمومی نیز اصل معرفی نامه و مدارک معتبر شناسایی خود را همراه داشته باشند.
4. طبق ماده ۳۹ اساسنامه انجمن؛ یک نفر بازرس اصلی و یک نفر بازرس علی البدل از داخل یا خارج از اعضا توسط مجمع عمومی عادی برای مدت یکسال انتخاب میشود و انتخاب مجدد آنها برای دوره های بعدی بلامانع است. افرادی که نامزد پست بازرس انجمن می بایست تجربه و آشنایی کافی با وظایف و مسئولیتهای بازرس مندرج در لایحه اصلاحی قانون تجارت را داشته باشند.